Sabe aquela angústia provocada pelo monstruoso número de mensagens eletrónicas por ler no regresso ao trabalho? Conheça as melhores estratégias para minimizar o impacto das tarefas pendentes na hora de dizer adeus às férias.
Há muito que Luís Ferreira, 53 anos, se habituou a chegar de férias com a caixa de email a abarrotar. “Diria que tenho sempre uns 800 emails por ler.” Luís é o responsável de compras e planeamento de uma empresa multinacional com sede na Alemanha, o que em parte explica o elevado fluxo de mensagens que lhe chegam em qualquer altura do ano. “Porque mesmo quando vou de férias há vários setores que continuam a trabalhar”, justifica. A princípio, aquele número gordo insistia em fazer-se tormento, ele a pensar na quantidade de tempo que ia gastar para pôr as mensagens de correio eletrónico em dia, um incómodo que não o largava. “Causa sempre muita ansiedade, nos primeiros tempos lembro-me de pensar que nunca mais ia sair dali.” Depois, com o passar dos anos, foi aprendendo a lidar, com relativa tranquilidade. Agora já não se assusta. Até porque a experiência acumulada o ajudou a desenvolver um certo olho clínico para atacar os emails por ler. “Normalmente, seleciono primeiro por remetente, depois vou filtrando o que é urgente ou não. À partida, aqueles emails em que tenho outras colegas em ‘cc’ não são tão urgentes”, pormenoriza. Mas, afinal, de quanto tempo precisa para pôr os emails em dia quando volta de férias? “Basicamente de um dia. Mas tento nunca tirar o dia inteiro. Prefiro tirar duas manhãs, por exemplo, senão lá se vai o efeito das férias”, atira, bem-disposto.
A ligeireza que Luís aprendeu a ter na gestão da caixa de email não é universal. Desde logo porque nunca como hoje se recorreu tanto às mensagens de correio eletrónico para comunicar. E quem paga a fatura é, pois, a nossa caixa de entrada, que num instante pode passar de zero emails recebidos para as dezenas. A prova do peso que os emails têm no nosso dia a dia, e no mundo do trabalho em particular, é que cada trabalhador gasta, em média, mais de um quarto do tempo (28%) que tem disponível em contexto laboral às voltas com a caixa do email. Não espanta, por isso, que esta seja, para muitos, um indutor de ansiedade. E que a angústia aumente quando percebemos que, entre as mil tarefas que nos esperam no regresso ao trabalho, ainda temos de dar conta das infinitas mensagens que nos chegaram enquanto estávamos de papo para o ar, a gozar o merecido descanso. Se se revê nestas linhas, as dicas que se seguem foram escritas a pensar em si. Até porque, como lembra Marsha Egan, escritora, empreendedora e coach de produtividade norte-americana, além de autora do livro “Inbox Detox”, “ou controla o seu email ou ele vai controlá-lo a si”.
Negoceie, distribua, comece pelo fim
Vamos por partes. O primeiro passo para não se deixar irritar é negociar com as suas chefias o tempo de que precisa para pôr os emails em dia. Desta forma, evita que o sobrecarreguem com outras tarefas e pode dedicar-se a ser mais produtivo a limpar a caixa. Para isso, precisa, claro, de antecipar o tempo aproximado de que vai precisar. E de saber qual é, para si, a forma mais proveitosa de se organizar. Há quem prefira reservar o primeiro dia completo para essa tarefa e não pensar mais no assunto e há quem, como Luís, opte por reservar, por exemplo, duas manhãs, para a missão não ser tão penosa. A Adecco Portugal, empresa que trabalha diversas vertentes na área dos Recursos Humanos, acrescenta, a este propósito, uma outra dica. “Se chegar à conclusão que pode ter pela frente um ou dois dias de trabalho, o melhor é optar por colocar mensagens instantâneas durante esse dia ou dias, garantido que os remetentes são avisados de que recebeu a sua mensagem, mas que não pode responder na hora.”
Chegada a hora de começar, há outra estratégia valiosa: começar dos últimos para os primeiros. É o chamado método LIFO (“last in, first out”). Como há uma forte probabilidade de a maior parte dos assuntos pendentes já ter sido resolvida durante a sua ausência, este método acaba por ser a forma mais eficaz de se atualizar. Outra técnica que pode dar jeito é organizar os emails não lidos por remetentes. Assumindo que tem uma ideia dos interlocutores que tendem a exigir respostas mais prontas, poderá assim organizar-se e “despachar” os assuntos mais prementes. A Adecco adiciona: “Perceba quais os emails a que tem mesmo de responder e que não foram tratados por ninguém na sua ausência. Por exemplo, se tem emails que foram enviados com o conhecimento de outros colegas, garanta que esses assuntos foram devidamente acompanhados e respondidos”. Por outro lado, se se deparar com emails que obriguem a decisões importantes, o ideal será isolá-los para que possa refletir sobre eles sem que isso comprometa as restantes respostas. Para agilizar, a Adecco deixa ainda uma outra sugestão, de foro mais prático. “É uma tendência os grupos de trabalho funcionarem em aplicações variadas, adjudicados a projetos ou pura e simplesmente como forma de acompanhamento da equipa. Ajuda se na primeira semana desligar as notificações e colocar uma mensagem de que, apesar de estar já a trabalhar, ainda está a organizar todo o trabalho decorrido durante o período de férias. Se não for absolutamente urgente, as conversas dos grupos de trabalho podem tirar-lhe o foco de que precisa para se organizar.”
Para o ano, antecipe
Certo, já sabemos que agora não vai a tempo, mas, numa próxima oportunidade, o melhor será mesmo começar a acautelar a questão dos emails deixando uma mensagem-padrão, a avisar que não se encontra a trabalhar. E há regras que deve seguir para preparar essa mensagem? Por mais surpreendente que possa ser, há. A saber: verificar internamente a política da empresa sobre mensagens de ausência temporária; não revelar demasiado sobre a sua vida (tenha sempre em conta que estas mensagens vão chegar também a perfeitos desconhecidos); incluir sempre o contacto da pessoa que fica responsável pelas suas “pastas” enquanto estiver fora; adequar o estilo de escrita dos emails ao seu público (e se for caso disso escrever em vários idiomas); passar pelo corretor ortográfico. E, já agora, também pode optar por aumentar as suas férias de forma fictícia. Isto é, ao seu período real de descanso, some um ou dois dias que lhe permitam organizar-se e ter tempo de dar resposta a tudo o que está pendente.
