Como ser mais produtivo no trabalho

A hora de jantar a aproximar-se, os filhos em casa a perguntar se ainda falta muito para chegar, metade das tarefas rabiscadas no post-it que tem à frente ainda por cumprir, o chefe a pressionar, o stress a invadir-lhe as têmporas (e o peito, e o estômago, e tudo o resto) e outra vez aquela sensação de não ter aproveitado a jornada de trabalho como devia, com uma promessa, repetidas vezes sem conta ainda que com reduzido efeito prático, de que tem de começar a ser mais produtivo. Quem nunca? Artur Queirós, especialista em Psicologia do Trabalho e das Organizações e sócio-gerente da Alento, empresa que trabalha, entre outras, a área da gestão pessoal de carreira, admite que este é um problema que volta e meia lhe chega às mãos. “Às vezes, tem a ver com uma má gestão de tempo, noutros casos com problemas de comunicação e na maior dos casos está relacionado com a liderança da própria empresa.” Problemas que invariavelmente se refletem no rendimento profissional. Mas não desespere. Há formas de o melhorar.

Desde logo, realça Teresa Espassandim, psicóloga, é preciso desconstruir uma ideia preconcebida que só serve para baralhar. “Quando pensamos em produtividade, há quem pense em trabalhar mais. Isso está errado. Temos é de pensar em trabalhar melhor.” A especialista em Psicologia Vocacional e do Desenvolvimento de Carreira sublinha ainda a necessidade de tornar as dimensões do trabalho mais sustentáveis, por oposição ao conceito de “modern slavery” [escravatura moderna], que mais não é do que uma exploração do trabalho dos outros. Vem isto a propósito de uma premissa importante quando falamos de aumentar a produtividade a título individual: a de que este objetivo será tão mais realista quanto mais o contexto empresarial o proporcionar. “Se estiver num sítio onde trabalho com condições difíceis, vai ser difícil implementar estratégias para melhorar. Até porque o stress crónico é inimigo da produtividade.”

Objetivos SMART

Feita a ressalva, seguimos então pelos caminhos que nos podem ajudar a livrar-nos da sensação de que não rendemos como deveríamos. O primeiro dos quais, possivelmente o mais abrangente, prende-se com a capacidade de planeamento e de organizarmos o nosso trabalho. Um ponto que, assinala Artur Queirós, também consultor da Ordem dos Psicólogos na área da gestão pessoal de carreira, é frequentemente uma pecha no contexto laboral nacional. “É isso que explica a falta de produtividade das empresas portuguesas. Porque é que os trabalhadores portugueses quando vão para fora são dos melhores, produzem imenso, e o mesmo não acontece cá?”, questiona, antes de apontar várias explicações para esta lacuna. “Por um lado, a cultura do presentismo (o estar no escritório, mas não estar a trabalhar), por outro a falta de assertividade, as chefias tóxicas, a dificuldade em dizer não e, sobretudo, a falta de eficácia em definir objetivos. Muitas vezes, quando questiono as pessoas sobre os objetivos que têm, não definem objetivos, formulam desejos.” Qual é a diferença? É que os objetivos devem responder a uma série de critérios: ser específicos, mensuráveis, alcançáveis, realistas e devem estar circunscritos no tempo. É a lógica da metodologia SMART.

Teresa Espassandim avança com outras dicas práticas que entram nesta esfera do planeamento e da organização. “Ter tudo na nossa cabeça não é uma boa estratégia”, avisa. Fazer listas de tarefas é, por isso, fundamental. É também o ponto inicial de um trabalho mais profundo. A seguir, há que analisar a complexidade das mesmas. “Quanto tempo vou demorar a realizar aquela tarefa, se posso dividi-la em slots mais pequenas, se dependo de outros para o fazer. Isto também nos vai ajudar a perceber quando será mais eficaz realizar essa tarefa. Se for um tipo de tarefa que implique um nível de concentração maior, mais vale escolhermos uma fase em que estamos menos cansados e há menos probabilidade de sermos interrompidos.” Os próprios ciclos biológicos são importantes. “Se a manhã é um período do dia mais difícil para mim, talvez não seja a melhor altura para realizar as tarefas mais importantes.”

Carla Rebelo, diretora-geral da Adecco Portugal, empresa líder na área dos Recursos Humanos, também destaca a importância da lista de afazeres – sugere até que nunca se termine o dia de trabalho sem se deixar uma lista para o dia seguinte -, bem como a necessidade de “aprender a priorizar para não ‘atropelar’ o trabalho agendado com as urgências que surgem invariavelmente no quotidiano”. “Esta confusão pode transformar todas as atividades importantes em urgentes, o que é um passo para a abordagem pouco organizada das tarefas e uma escalada de ansiedade”, salienta. Acima de tudo, regra fundamental da produtividade, evitar o multitasking. “A prática de multitarefa, ou alternância constante entre tarefas, é bastante comum em ambientes profissionais e há mesmo quem se orgulhe de o fazer. A desvantagem é que reduz a produtividade em até 40% e pode prejudicar a concentração a longo prazo”, sublinha a responsável da Adecco. E se estiver aí a pensar que, sendo mulher, consegue fazê-lo com sucesso, Carla Rebelo também tem resposta pronta. “Não adianta dizer que esta é uma característica feminina, pois há um dado incontornável: sempre que deixa uma tarefa a meio para cumprir outra, necessariamente vai ter que perder tempo mental para ‘agarrar’ o raciocínio onde o deixou.” Teresa Espassandim também enfatiza este ponto. “Apesar de nos dar a sensação de estarmos a tomar conta de determinados assuntos, o que estamos a fazer é exigir ao nosso cérebro uma mudança de foco, que vai obrigar a mobilizar uma energia superior para aumentar a nossa atenção a cada assunto.”

Autoconhecimento e autonomia

O foco é precisamente um dos pontos destacados por Artur Queirós. “Muitas vezes, o nosso trabalho é interrompido apenas porque existem más práticas de organização, é comum alguém estar concentrado e aparecer uma chefia que interrompe o ciclo produtivo apenas numa perspetiva de pequeno poder. É uma lógica contraproducente.” Nesta perspetiva, Carla Rebelo sugere até a “eliminar distrações como o telemóvel ou as redes sociais”. “É difícil hoje em dia, mas torna os dias de trabalho mais tranquilos.” Colocar o telefone em silêncio, desligar notificações não urgentes e deixar o telefone longe da vista, numa gaveta, por exemplo, podem assim ser boas ajudas. “Outra forma eficaz de evitar distrações com o telemóvel é permitir-se usá-lo apenas durante certos períodos de trabalho, como durante o almoço.”

A líder da Adecco aconselha ainda a “fazer menos para cumprir mais”, salientando que “o profissional tem de ser mais honesto consigo mesmo quanto aos objetivos que se propõe atingir a cada dia”. Uma dica que vai ao encontro de outro ponto realçado por Teresa Espassandim. “Tenho de me conhecer bem. Tanto nos meus valores como naquilo que num determinado momento eu estou disponível física e emocionalmente para fazer. Muitas vezes, as pessoas colocam-se em sobrecarga, aceitando sempre mais trabalho, porque desconhecem os seus limites. Este autoconhecimento é importante.” Como importante é saber pedir ajuda. “Às vezes, há a ideia de que quando não sabemos fazer algo nos devemos calar para não mostrar vulnerabilidades. É precisamente o contrário. Porque isso só vai fazer com que se demore mais no trabalho, com que se cometam mais erros. É importante pedir ajuda para resolver problemas, tirar dúvidas, potenciar o trabalho colaborativo.”

Como cruciais são as relações que estabelecemos com as chefias. “Procurar feedback também nos compete. E a forma como recebemos esse feedback é relevante. Se estou mais preocupado em recebê-lo como crítica do que em retirar daquilo o que posso para evoluir, desperdiço uma oportunidade de aumentar a minha produtividade.” Artur Queirós acrescenta à lista autonomia e a autodeterminação. “Quanto maiores forem, mais produtividade as pessoas vão conseguir ter. Quando não existem, isso reflete-se no nível de motivação.”

E depois há uma regra que se prende com a esfera pessoal, mas que tem tudo que ver com a vertente profissional. O que Artur Queirós apelida de work life balance. “Se eu quero que as pessoas produzam têm de ter os seus tempos de descanso. Estes devem ser promovidos pela organização, mas a pessoa também deve ter uma assertividade que lhe permita garantir esse descanso.” Teresa Espassandim reforça igualmente esta necessidade, realçando o impacto dos contactos sociais na nossa plasticidade cognitiva – que se traduz, entre outras, na capacidade de resolver problemas e de ver diferentes perspetivas. E lembra um outro ponto fundamental, que todos conhecemos, mas tendemos a desvalorizar: o sono. “Muitas vezes, as pessoas adiam a ida para a cama porque querem ver uma série, aproveitar mais o dia. Mas o que estamos a fazer é procurar ter prazer em algo que nos traz uma consequência negativa, que é não ter o número de horas de sono suficientes.”
E se sentir que não consegue pôr nenhuma das estratégias mencionadas neste artigo em prática? Pedir ajuda profissional será sempre uma solução. De preferência, antes que seja demasiado tarde. “Quando as pessoas me procuram, regra geral, já há um nível de stress demasiado elevado. Porque tiveram feedbacks negativos sobre a performance, porque há desmotivação, chefias tóxicas, excesso de trabalho, já existe um stress crónico de quem anda sempre em modo bombeiro, que é meio caminho andado para o burnout. As pessoas tentam o mais possível resolver o problema sozinhas até chegarem ao limite. Era muito mais sustentável que se começasse a pensar em prevenir e não em remediar.”

O que fazer

• Definir objetivos específicos, mensuráveis, alcançáveis, realistas e circunscritos no tempo
• Deixar as tarefas que exigem maior concentração para os períodos em que a probabilidade de ser interrompido seja menor
• No final da jornada de trabalho fazer uma lista do que terá de fazer no dia seguinte
• Aprender a priorizar
• Eliminar distrações como o telemóvel e as redes sociais
• Procurar feedback e retirar dele os pontos que o ajudem a evoluir
• Arranjar momentos para se distrair e ter atividades que dão prazer

O que não fazer

• Tentar “anotar” tudo que tem para fazer apenas mentalmente
• Alternar constantemente entre tarefas
• Aceitar mais e mais trabalho
• Evitar pedir ajuda para não dar parte fraca
• Adiar a ida para a cama para “aproveitar” melhor o dia
• Tentar resolver o stress associado ao trabalho sozinho, até chegar ao limite