OPINIÃO

A tempo e horas

Nove ideias para o ajudar a gerir melhor o seu tempo.

Cumprir horários, entregar tudo dentro do prazo, não acumular coisas por fazer, não andar constantemente a correr, com o sono em défice e os níveis de stress no limite… Pode parecer uma miragem, mas é possível. Basta fazer uma boa gestão do tempo, com algumas regras simples mas muito eficazes.

Saber calcular
Estimar o tempo necessário para uma tarefa é uma boa arma para evitar atrasos. Se tem uma reunião agendada, não contabilize só a duração estimada do encontro. O tempo de viagem e eventuais atrasos também devem entrar no «bolo» de tempo que vai consumir. E seja realista – não adianta achar que vai conseguir fazer em dez minutos uma viagem que nunca demora menos de vinte.

Aproveitar tempos mortos
A sala de espera do consultório, a viagem em transportes públicos ou o tempo que aguarda para entrar numa reunião podem ser usados para responder a e-mails, fazer um telefonema em falta ou aproveitar como tempo de lazer, lendo um pouco.

Eliminar e delegar tarefas
«Isto tem mesmo de ser feito?» Se não tem, deixe cair. Se tem, pense: «Tem de ser feito por mim?» Se não tem, delegue. Isso significa tornar os filhos responsáveis por pôr a mesa ou passar a um colega que está menos ocupado um assunto que estava consigo. Se não tem tempo para fazer tudo – ou para fazer tudo bem feito –, elimine tarefas ou delegue-as.

Agrupar tarefas semelhantes
Se tem cinco ou seis telefonemas para fazer, faça-os de uma vez, em vez de os dispersar ao longo do dia. Se possível, faça o mesmo com os e-mails: veja e responda uma vez de manhã outra ao fim do dia, evitando parar constantemente para ver a caixa de correio e para dar resposta ao que vai chegando.

Estabelecer prioridades
Muitas vezes fazemos o que nos apetece e não o que é mais urgente. Mas não adianta despachar hoje um assunto que ainda tem 15 dias para ser tratado, se está a deixar de parte uma coisa para entregar amanhã. Mas atenção: a tarefa mais importante pode não ser a mais urgente. E vice-versa. Como distinguir? As tarefas importantes são aquelas que a médio ou longo prazo vão contribuir para os seus objetivos.

Não interromper
Um colega que faz uma pergunta, um filho que pede atenção, um telefone que toca, uma notificação de Facebook ou de e-mail… Cada distração custa uma demora na conclusão do trabalho interrompido que não corresponde apenas a terminá-lo mais tarde. Ao retomar o trabalho não vai conseguir partir exatamente de onde estava e vai gastar tempo a situar-se e estar em condições de continuar de novo. Um trabalho feito de seguida demora menos tempo do que o que é constantemente interrompido.

Pensar a médio prazo
As listas de coisas a fazer são ótimas para não perder de vista tudo o que precisa de fazer no imediato e não deixar passar o dia sem terminar o que tem de ser concluído. Mas se puder ter listas destas considerando tarefas mensais previsíveis, vai sentir menos pressão no dia-a-dia e vai acontecer-lhe menos ter as suas listas diárias cheias de coisas que já sabia há muito tempo que ia ter de fazer e que só se tornaram urgente porque não as fez antes.

Planear horários
Ser organizado e gerir bem o tempo não implica ter toda a vida programada e renunciar à espontaneidade. Mas seja espontâneo depois de se conhecer o suficiente para saber o que resulta para si e quando: a que horas tem mais facilidade em estar concentrado, se sente mais enérgico? Conhecendo o seu ritmo biológico é mais fácil encaixar tarefas que se coadunem com os níveis de energia típicos da manhã, tarde e noite. Assim, se for a manhã que costuma ser mais produtiva, dedique-lhe as tarefas mais importantes, que exigem mais tempo e mais concentração.

Fazer muito bem ou apenas fazer
«O trabalho expande-se de modo a preencher o tempo disponível para sua realização», diz a lei de Parkinson. Isto quer dizer que o tempo que vai demorar a fazer uma tarefa, não é apenas aquele que ela demora a cumprir: é aquele que lhe dedicar ou que alguém lhe pedir. Se pode fazer algo em duas horas, mas lhe dão como prazo um dia, provavelmente esse é o tempo que vai demorar a fazê-la. Renuncie ao perfecionismo exagerado.

Sofia Teixeira
Ilustração de Filipa Viana/WHO